Terms of Service

1. Dienstenomschrijving

Reactify levert een digitale communicatie-assistent ("AI Assistent") die:

• inkomende sms-berichten automatisch beantwoordt;
• inkomende telefoonsignalen verwerkt en automatisch een sms-antwoord kan versturen;
• optioneel afspraken inboekt via een gekoppeld agenda-systeem (zoals Cal.com of gelijkaardige diensten);
• berichten en context verwerkt om klanten van de gebruiker te ondersteunen.

De AI Assistent wordt geleverd "as a service" via een online maandabonnement.

Reactify levert een technische infrastructuur en AI-ondersteunde automatisatie. De dienst is gebaseerd op probabilistische AI-modellen en externe communicatie-infrastructuur.

Reactify garandeert geen foutloze, ononderbroken of contextueel perfecte werking, maar levert redelijke inspanningen om correcte werking te verzekeren volgens de door de klant ingestelde configuratie.

2. Totstandkoming van de overeenkomst

De overeenkomst komt tot stand:

• op het moment dat de klant online de voorwaarden aanvaardt via de website (door het aanvinken van de checkbox), en
• de betaling succesvol voltooit via Stripe of een andere aangeboden online betaalmethode,

of

• bij ondertekening van een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst.

De elektronische aanvaarding via de website geldt als een geldige en juridisch bindende overeenkomst.

3. Verplichtingen van de Klant

De klant verbindt zich ertoe:

• Correcte, volledige en actuele informatie aan te leveren (prijzen, openingsuren, diensten, agenda-links, voorkeuren, enz.).
• De AI-assistent uitsluitend in te zetten voor legitieme en professionele communicatie.
• Zelf verantwoordelijk te blijven voor de inhoud van communicatie die namens hem/haar wordt verzonden.
• Afspraken die via de AI worden geboekt zelf te controleren en indien nodig aan te passen.
• Het gekoppelde agendasysteem correct te configureren (beschikbaarheid, locatie, duur van diensten, enz.).

De klant blijft eindverantwoordelijk voor alle communicatie die via de AI Assistent wordt verzonden.

4. Verantwoordelijkheden van de Dienstverlener

Reactify zal:

• De technische infrastructuur leveren die de AI-assistent laat functioneren;
• De sms- en call-webhooks beheren en onderhouden;
• Redelijke inspanningen leveren om een stabiele werking te ondersteunen;
• Ondersteuning bieden via e-mail of digitale kanalen;
• Updates en verbeteringen automatisch doorvoeren.

Reactify is niet verantwoordelijk voor:

• foutief of onvolledig ingevoerde gegevens door de klant;
• agenda-fouten of verkeerde configuraties;
• schade veroorzaakt door interpretaties of onnauwkeurigheden van AI-modellen;
• fouten of storingen bij externe diensten;
• schade veroorzaakt door gebruik van externe tools of integraties.

5. Gebruik van Telefoonnummers & Communicatie

De klant geeft toestemming aan Reactify om:

• inkomende telefoonnummers automatisch te verwerken;
• sms-antwoorden te versturen namens de klant;
• het telefoonnummer van een beller te gebruiken voor service-communicatie wanneer de eindgebruiker zelf contact heeft opgenomen.

Telefoonnummers worden uitsluitend gebruikt in functie van de dienstverlening en worden niet verkocht of commercieel gedeeld.

Het gebruik van persoonsgegevens gebeurt conform de Privacy Policy.

6. Privacy & Gegevensbescherming (AVG-conform)

Reactify treedt op als gegevensverwerker (processor). De klant is verwerkingsverantwoordelijke (controller) voor de gegevens van zijn/haar eindgebruikers.

Reactify:

• verwerkt enkel gegevens die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening;
• past passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe;
• bewaart gegevens niet langer dan noodzakelijk;
• respecteert de geldende GDPR/AVG-wetgeving.

Verwerkte gegevens kunnen omvatten:

• sms-inhoud;
• telefoonnummers;
• namen van eindgebruikers;
• e-mailadressen (bij agenda-gebruik);
• agenda-gegevens en gemaakte afspraken;
• klant- en facturatiegegevens.

Voor eigen klant- en facturatiegegevens treedt Reactify op als verwerkingsverantwoordelijke.

Destructie van gegevens gebeurt op verzoek of bij beëindiging van de overeenkomst conform de bewaartermijnen zoals beschreven in de Privacy Policy.

7. Facturatie & Betaling

Het abonnement is:

• maandelijks;
• automatisch verlengend;
• vooraf te betalen via Stripe of een andere aangeboden online betaalmethode.

Door betaling via Stripe gaat de klant akkoord met een automatisch verlengend abonnement.

Prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld.

Indien betaling niet tijdig gebeurt, kan Reactify de dienstverlening tijdelijk opschorten tot betaling ontvangen is.

Eventuele transactiekosten of kosten verbonden aan betaalproviders zijn inbegrepen tenzij anders vermeld.

Stripe verwerkt betalingsgegevens als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke. Reactify heeft geen toegang tot volledige kaartgegevens.

8. Annulatie & Stopzetting

De klant kan het abonnement op elk moment stopzetten met een opzegtermijn van één maand.

De opzegging gaat in vanaf de volgende factureringsperiode.

Na stopzetting wordt klantdata binnen 30 dagen verwijderd, tenzij wettelijke bewaartermijnen anders vereisen.

Reactify kan de dienst stopzetten bij:

• misbruik;
• fraude;
• ongepast of illegaal gebruik;
• schending van deze voorwaarden;
• technische redenen die de dienstverlening onmogelijk maken.

9. Aansprakelijkheid

Reactify is niet aansprakelijk voor:

• indirecte schade;
• winstderving;
• omzetverlies;
• verloren afspraken;
• reputatieschade;
• fouten veroorzaakt door agenda-instellingen of klantconfiguratie;
• interpretatiefouten of beperkingen van AI-modellen;
• schade veroorzaakt door externe dienstverleners.

De totale aansprakelijkheid van Reactify is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat de klant in de voorafgaande maand aan abonnementsgeld heeft betaald.

10. Beschikbaarheid & Uptime

Reactify streeft naar een hoge beschikbaarheid maar garandeert geen 100% uptime.

Storingen veroorzaakt door externe partijen (zoals SMS-providers, AI-diensten, hostingproviders, betaalproviders of agenda-tools) vallen buiten de verantwoordelijkheid van Reactify.

11. Wijzigingen

Reactify kan deze voorwaarden aanpassen.

De meest recente versie is steeds beschikbaar via de website.

Bij materiële wijzigingen wordt de klant vooraf geïnformeerd via e-mail of via de website.

Indien de klant niet akkoord gaat met de gewijzigde voorwaarden, kan het abonnement worden beëindigd zonder bijkomende kosten.

12. Toepasselijk Recht

Op deze overeenkomst is uitsluitend Belgisch recht van toepassing.

Geschillen worden behandeld door de bevoegde rechtbank van het arrondissement waar de dienstverlener gevestigd is.

Contact

Heb je vragen over deze voorwaarden? Neem dan contact met ons op via info@reactify.be of bel ons op +32 456 77 61 80.